tlsan 12 : sistem aturan dalam manajemen gudang

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.

Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.

Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia

Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya juga tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik.

Setiap bagian dalam gudang akan saya bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara umum sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :

1. Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.
2. Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.
3. Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
4. Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di manaje secara professional.

Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the scene namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang. Secara tidak langsung distribusi logistik pemilu kacau disebabkan belum ada penguasaan mendalam, oleh sebab itu Manajemen Logistik perlu di angkat dan dipelajari dari suatu hal yang sederhana dan kecil sampai suatu sistem yang kompleks dan rumit. Sumber pembelajaran terdapat banyak di situs luar negeri, namun tentunya adopsi yang sesuai dengan karakteristik perusahaan merupakan hal paling baik untuk mencapai produktifitas.